Der Alltag im Buchhandel - was du schon immer wissen wolltest!

Jede Leseratte liebt es, ihren Buchhandel des Vertrauens zu betreten.

Hier fühlt es sich fast an wie nach Hause kommen, denn hier gibt es alles, was man braucht:  Im Regal stehen genau die Bücher, die man noch lesen will und dazu gibt es die perfekte Beratung. Insgesamt eine Atmosphäre, die es sonst nirgendwo in der Stadt gibt.

Hier kann man stundenlang seine Freizeit verbringen!

Doch wie sieht der Alltag im Buchhandel aus?

Welche Aufgaben fallen täglich an? Wie funktioniert das mit den Bestellungen?

Was ist besser: Eine kleine Buchhandlung oder die Filiale einer Kette?

Und die viel wichtigere Frage:

Möchte man hier arbeiten?

 

Lange bevor die Türen der Buchhandlung sich öffnen, spielen sich schon wundersame Dinge ab.

Bereits in den frühen Morgenstunden kommen die Lieferanten, um Pakete vom Verlag und Transportwannen mit den Kundenbestellungen des Vortags in die Buchhandlung zu stellen.

Wenn dann etwas später die fröhlichen Buchhändler zur Frühschicht antreten, werden sie die Computer hochfahren, die Kasse vorbereiten und die täglichen Aufgaben besprechen.

Bei größeren Buchhandlungen wird nun der Wareneingang im Lager von einem Mitarbeiter bearbeitet. In kleineren Buchhandlungen geschieht dies meist im Verkaufsraum, damit kein Mitarbeiter auf der Fläche fehlt. In harten Zeiten (Schulbuchgeschäft oder Weihnachtszeit) kann es sein, dass so viel Ware geliefert wird, dass sich mehrere Mitarbeiter mit dem Auspacken beschäftigen. Mindestens einer muss aber immer an der Kasse bleiben.

In den Paketen der Verlage befinden sich meist Novitäten, also Neuerscheinungen, die man natürlich mit großer Freude und Neugier auspackt. Ein paar begeisterte Schreie sind dann selbst schon frühmorgens zu hören! Aber auch Backlist-Titel befinden sich in diesen Paketen: Das sind Titel, die schon länger auf dem Markt sind und trotzdem immer noch nachbestellt werden. Jedem Paket liegt (im Idealfall) eine Rechnung bei, die man prüfen und einbuchen muss.

Die ausgepackten Bücher werden zeitnah auf die Verkaufsfläche geräumt. Dabei muss das Genre beachtet werden und auch, ob das Buch auf den Neuerscheinungstisch gehört oder doch ins Regal.

Manchmal kommt es vor, dass Bücher vor ihrem erwarteten Erscheinungsdatum in der Buchhandlung ankommen. Das hängt immer ganz davon ab, wie der jeweilige Verlag ausliefert und lässt sich fast nicht beeinflussen. Bei Titeln, die einen vom Verlag festgelegten ET (Erscheinungstermin) haben, ist es allen Buchhandlungen (und Onlinehändlern) verboten, diesen Titel vor dem festgelegten Termin zu verkaufen. Wenn man diesen Titel vorher auspackt, muss er erst einmal im Lager behalten werden.

In den Transportwannen des Großhändlers befinden sich die Kundenbestellungen des Vortags.

Bei diesen Wannen bucht man den Lieferschein ein, um dann die Abholfachzettel auszudrucken, auf denen  die Namen der Kunden stehen. Diese Zettel ordnet man dann den jeweiligen Büchern zu. Anschließend werden die Bücher alphabetisch nach Nachnahmen der Kunden ins Abholfach geräumt.

Das war der Wareneingang, jetzt wäre es wohl interessant zu erfahren, wie so eine Bestellung überhaupt funktioniert.

Ein Kunde kommt in den Laden und möchte einen speziellen Titel kaufen. Der Buchhändler schaut im Warenwirtschaftssystem (das PC-Programm, das die Buchhandlung auf das Sortiment des Großhändlers zugreifen lässt und alle Bestände im Laden weiß) und stellt fest, dass dieser Titel nicht vorrätig ist. Er sieht auch, dass der Titel sofort lieferbar ist, also zum nächsten Morgen geliefert werden kann. Der Kunde teilt seinen Namen mit und das Buch wird auf seinen Namen bestellt. (Über das, was jetzt beim Großhändler geschieht, erscheint bald ein separater Blogpost). Es kann durchaus vorkommen, dass ein Titel nicht sofort lieferbar ist, das hört sich dann so an: "fehlt kurzfristig am Lager" (Der Großhändler muss den Titel erst wieder vom Verlag erhalten; dauert ca. 10 Tage), "Im Nachdruck" (das Buch wird neu gedruckt; dauert viele Tage), "Besorgungstitel" (kommt häufig bei fremdsprachigen Titeln vor, der Großhändler muss das Buch erst aus dem Ausland holen; ca. 10-20 Tage), "Vergriffen" (Das Buch ist ausverkauft und wenn überhaupt nur noch gebraucht zu haben) ... und die weiteren Möglichkeiten brauchen alle Nicht-Buchhändler nicht zu interessieren.

Viele Kunden wissen gar nicht, dass eigentlich jede Buchhandlung zum nächsten Tag etwas bestellen kann. Deswegen lohnt es sich sehr, zwei Tage vor z.B. einem Geburtstag vorbeizuschauen oder anzurufen, um herauszufinden, ob das Gewünschte auch auf Lager ist. Denn von einem auf den anderen Tag aus 1 Mio. Titel bestellen zu können, ist ziemlich praktisch! In der Regel sind diese Bestellungen auch unverbindlich, das heißt, man kann sich auch Bücher zur Ansicht bestellen und erst einmal reinlesen.

Eine andere Möglichkeit ist die Bestellung über den Verlag. Das lohnt sich bei Kundenbestellungen nicht wirklich, da es länger braucht und man meistens einen bestimmten Einkaufswert erreichen muss, bis man die Bestellung auslösen darf.

Über den Verlag bestellt man deswegen Titel, die man am Lager haben möchte - zum Beispiel große Mengen von Bestsellern, einzelne Titel die einfach gut laufen oder eben Novitäten.

Wenn ein Buchhändler eine eigene Warengruppe betreut, also z.B. Kinder- & Jugendbuch, dann muss man regelmäßig Abverkaufslisten erstellen und durchgehen, um einen Überblick darüber zu behalten, wann und wie oft sich ein Buch aus dieser Warengruppe verkauft hat. Dabei hilft das Warenwirtschaftssystem, dass ja genau erfasst, welches Buch im Wareneingang ankommt oder über die Kasse wieder geht. Durch diese Abverkaufsliste erfährt man die Vorlieben der Kunden und kann Trends erkennen: z.B. lohnt es sich, ein Buch auch ans Lager zu holen, wenn man es schon oft über den Großhändler für Kunden bestellt hat. Angenommen, "Harry Potter und der Stein der Weisen" verkauft sich monatlich so zwischen 2 und 5 Mal, dann lohnt es sich, diesen Titel in einer entsprechenden Anzahl auf Vorrat zu haben. Bei Verlagen bekommt man als Buchhändler einen höheren Rabatt als beim Großhändler und dazu hält man sich an übliche Staffelungen wie 1x, 3x, 5x oder 10x. Ein Buchhändler muss also gut überlegen, ob er einen Titel einmal oder dreimal bestellt. Gerade bei Novitäten ist dies wichtig, denn da weiß man ja logischerweise noch nicht, wie sie sich verkaufen werden. Dafür muss man dann zum Beispiel recherchieren, was Rezensionen über  die Originalausgabe sagen, ob die vorherigen Titel der Autorin sich gut verkauft haben, etc. ... Je nach Buchhandlung fällt die Wahl natürlich unterschiedlich aus, denn schließlich gibt es überall andere Kunden, eine andere Lage und einen anderen Platz zur Präsentation.

 

Über Novitäten erfährt der Buchhandel zweimal im Jahr mithilfe von Vorschauen (quasi Kataloge). Diese zeigen für jeden Verlag das Frühling-Sommer-Programm oder das Herbst-Winter-Programm. Als Leiter von Kinder- & Jugendbuch schaut man sich dann alle Vorschauen von den Kinder- & Jugendbuchverlagen an und schreibt die Zahl neben das Buch, die aussagt, wie oft man es einkaufen möchte (1x, 3x, 5x, 10x - du erinnerst dich). Titel, die man besonders blöd findet, kann man auch mit Leidenschaft durchstreichen.

Damit der Verlag erfährt, was man von seinem Programm hält und wie viel man davon einkaufen möchte, schickt er (in der Regel) zweimal im Jahr seine Vertreter los. Ein Vertreter besucht jede Buchhandlung des im zugeteilten Gebiets und stellt dann die Verbindung zwischen Buchhandel und Verlag dar. Meistens erfährt man durch ihn Insidertipps oder interessante Infos zu Titeln, die z.B. gar nicht interessant klangen. Mittlerweile gibt es auch schon eine digitale Version der Vorschauen, aber viele Buchhandlungen (wie auch mein Ausbildungsbetrieb) weigern sich, das Papier und die Person mit Technik zu ersetzen.

Durch die Vorschauen ist man immer bestens informiert. Oft schicken die Verlage auch Leseexemplare an die Buchhändler, damit sich diese vorab schon eine Meinung zu den Büchern bilden können. Ein richtiger Luxus!

Als Leiter einer Warengruppe steht man manchmal auch vor einem Dilemma, wenn z.B. ein Titel nicht eindeutig einem Genre zugeteilt werden kann (Überleg mal, dir fällt bestimmt mindestens ein Titel ein). Dadurch muss man dann entscheiden, wo man diesen Titel präsentiert und ob man ihn vielleicht in beiden Regalen platziert.

Allgemein verbringt man als Buchhändler viel Zeit damit, seine Ware schön und präsentabel herzurichten. Das ist wie mit dem eigenen Bücherregal zuhause: Es ist erst perfekt, wenn alles am richtigen Platz steht!
Aber im Buchhandel muss alles einer einheitlichen Ordnung unterliegen, und das ist meistens das Alphabet!

Alle Regale sind meistens alphabetisch nach dem Nachnamen des Autoren sortiert. So findet man einfach schneller Bücher wieder, als wenn man z.B. das Rainbowshelfie im Laden rockt. So verbringt man häufig seine Zeit damit, Bücher wieder nach Alphabet zu sortieren und auf Wanderschaft gegangene Titel zurück an ihren Platz zu räumen. Selten findet man auch von Kunden beschädigte Bücher, die z.B. jämmerlich weinend mit gebrochenem Rücken in der Sitzecke liegen oder äußerst unsanft mit viel Gewalt und Knicken in eine Lücke gequetscht wurden.

Beschädigte Bücher werden erst einmal gesammelt und dann bei der nächsten Remission an den jeweiligen Verlag zurückgeschickt. 

Bei der Remission wird dem Verlag Ware zurückgesendet, die sich nicht verkauft hat oder beschädigt ist. Dabei gibt es einige Regeln zu beachten: Man braucht von den jeweiligen Verlagen eine Remissionsgenehmigung und darf zudem die Bücher erst nach einer Präsenzpflicht zurückschicken. Hardcover müssen 12 Monate (nach Erscheinungsdatum) im Verkauf gewesen sein und Taschenbücher 6 Monate (nach Erscheinungsdatum). Erst nach dieser Frist darf man die Bücher, selbst wenn sie sich stapelweise nicht verkauft haben, wieder zurücksenden. Deswegen ist ein schlauer Einkauf so wichtig.

Natürlich versucht man als Buchhandlung, die Remissionsrate möglichst gering zu halten - zu viel Transport tut den Büchern nicht gut und es macht der Buchhandlung und dem Verlag zusätzliche Arbeit.

Die beschädigten Remittenden oder Bücher mit deutlichen Lageranzeichen  werden übrigens häufig zu Mängelexemplaren. (Ob der Verlag aus den zurückgeschickten Büchern Mängelexemplare macht oder sie vernichtet, ist ihm überlassen.)

Bei Lieferungen vom Großhändler muss man die Remission regelmäßig machen. Denn der Großhändler hat bestimmte fristen: Beschädigt gelieferte Bücher müssen innerhalb von einem Monat zurückgeschickt werden und alle anderen Titel innerhalb von 6 Monaten. Deswegen sollte man regelmäßig aufmerksam das Abholfach durchschauen, um alte Bestellungen auszusortieren, die nicht abgeholt wurden.

Aufmerksam sollte man auch gegenüber Buchpreisänderungen sein: Da Bücher der Preisbindung unterliegen, ist es eine Straftat, sie zum falschen Preis zu verkaufen ... weswegen man bei jeder bekannt gegebenen Änderung den neuen Preis auf dem Buch auszeichnen muss. 

Außerdem sollte man im Buchhandel immer darauf achten, keine uralten Titel in den Regalen stehen zu haben. Deswegen ist es immer angebracht, zu kontrollieren, ob manche Titel überhaupt noch der Buchpreisbindung unterliegen oder schon als Restbestände verramscht werden. Um so etwas zu verhindern, ist eine gute Regalpflege extrem wichtig und das Zusammenspiel von schlauem Einkauf und sorgfältiger Remission unerlässlich. 

So, jetzt habe ich dich wohl genug mit Fachausdrücken und Vorgängen gelangweilt. 

Über den Tag verteilt fallen natürlich auch allgemeine Dinge an: Staubwischen, Versandkartons zerkleinern und Müll trennen, an der Kasse stehen, Mails beantworten, Telefonate führen, Botengänge erledigen ... und so weiter.

 

In regelmäßigen Abständen müssen die Schaufenster neu dekoriert werden und auch die Tische werden alle paar Wochen neu aufgebaut, um dem Kunden etwas neues zu bieten. 

 

Aber in Buchhandlungen geht es ja nicht nur um Bücher.

Hier suchen Kunden auch nach Lernhilfen, Wanderkarten, Musiknoten, Kalendern, ... was das Herz eben begehrt. 

Nicht zu selten haben Kunden den Wunsch, einen Titel aus einem Kleinverlag zu bestellen. Dazu kommt häufig die Nachfrage nach bereits vergriffenen oder sehr alten Titel, die man nur noch antiquarisch bestellen kann. Auch Zeitschriften und Abonnements bieten viele Buchhandlungen an.

Als kompetente Buchhandlung hat man den Anspruch, jeden Wunsch der Kunden zu erfüllen, egal wie speziell er einem erscheinen mag. 

 

Heutzutage haben viele Buchhandlungen neben Büchern auch ein großes Zusatzsortiment wie z.B. Spielzeug, Dekoration, Schul- und Bürobedarf.

So ein Zusatzsortiment ist eigentlich ziemlich cool, denn dadurch finden auch die weniger lesefreudigen Kunden immer etwas Schönes.

Aber bei verschiedenen Stiften und speziellem Briefpapier wird es dann für einen gelernten Buchhändler auch manchmal schwer, weil man sich dafür noch einmal extra weiterbilden müsste. (Und wenn die Inventur ansteht, ist es auch besonders toll, tausend Stifte zu zählen.)

Der Alltag im Buchhandel wird zu zwei Zeiten des Jahres durcheinandergebracht: Im Sommer zur Schulbuchzeit und im Winter zur Weihnachtszeit. Das sind beides sehr anstrengende Zeiten, die wirklich stark an den Nerven fressen.

 

Dabei ist das Schulbuchgeschäft wohl sogar noch ein bisschen schlimmer als Weihnachten (lies dazu meinen Blogpost übers Schulbuchgeschäft!)

In anderen Einzelhandelsbereichen ist Weihnachten meist die einzige harte Zeit, aber bei Buchhändlern gehört mancherorts auch noch der Sommer mit dazu.

Wo ist es eigentlich schöner zu arbeiten: kleine Filiale oder Kette?

Bei großen sowie kleinen Geschäften kann das Klima untereinander entweder super, mittel oder mies sein.

Das kommt immer ganz darauf an und es braucht meistens nur einen Miesepeter, um das Klima zu versauen ... bei einem kleinen Geschäft hat das dann natürlich größere Auswirkungen als bei einer größeren Filiale. In kleine Geschäften kann es aber auch alles unglaublich harmonisch funktionieren, wohingegen  es bei großen Läden mehr Meinungen gibt und mehr Austausch herrscht. Dieser Faktor liegt also ganz im Auge des Betrachters.

Kleine Buchhandlungen müssen genauer auf die Zahlen schauen und bieten auch nicht den größten Platz, um jeden neuen Titel anzubieten, der einem gefällt. Man muss sich dort mehr einschränken, kann aber auch dafür sorgen, dass nur genau das angeboten wird, was man mag.

Bei Buchhandelsketten gibt es natürlich den Vorteil, dass man mit anderen Filialen ein bisschen Ware tauschen kann und ein größeres Angebot gewährleisten kann - aber da passiert es leider auch oft, dass die eigenen Entscheidungen von den oberen Etagen nicht bewilligt werden oder man plötzlich was reingedrückt bekommt und doch fünf Mal ein Buch verkaufen muss, dass man gar nicht einkaufen wollte, weil es sich so blöd anhört. Faktoren wie Lärm, Stress, Stille oder Langweile hängen nicht wirklich von der Größe des Geschäfts ab, sondern von seinem Standort und den Kunden. Auch die Mitarbeiter sind entscheidend, denn wenn man so viel Zeit miteinander verbringt, kann schon mal schnell Frust entstehen. Aber im allgemeinen ist es sehr schön, gleichgesinnte Kollegen um sich zu haben, die Bücher meist mehr mögen als Menschen und mit denen man auch außerordentlich gut fangirlen kann.  Von daher liegt es ganz im Auge des Betrachters, welche Art der Buchhandlung er bevorzugt. Man braucht - wie eigentlich überall im Leben - wohl immer eine große Kompromissbereitschaft.

 

Nun zur wichtigsten Frage: Möchte man hier arbeiten?

Für mich ist die Antwort ziemlich deutlich mit "Ja" ausgefallen. Auch wenn nicht immer alles perfekt ist, habe ich doch sehr häufig das Gefühl, in der Buchhandlung genau am richtigen Ort zu sein. Nur ganz so stressig habe ich es mir nicht vorgestellt. 

Ich hoffe, der Einblick konnte dir helfen, deine Fragen zu beantworten oder deine Neugier zu wecken. 

Bei weiteren Fragen kannst du mir gerne einen Kommentar dalassen!

 

Ich habe bei diesem Text bewusst das Thema KUNDEN ausgelassen, da es dazu noch einmal einen separaten Blogpost geben wird :)

Der nächste Bambustalk wird sich ganz um die AUSBILDUNG IM BUCHHANDEL drehen. 

 

  *Danke an Tanja für die inspirierende Hilfe :)

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